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Os documentos do condomínio que a lei exige são, no essencial, as atas das assembleias, o orçamento e as contas de cada ano, o título constitutivo e o regulamento, a prova do seguro contra incêndio, a conta do fundo comum de reserva e as declarações de dívida pedidas pelos condóminos. Quem os guarda é o administrador, que tem de os conservar e mostrar aos condóminos. Abaixo explicamos cada um, com a regra legal e o prazo.
Em resumo
- O administrador tem de guardar e manter todos os documentos do condomínio (art. 1436.º do Código Civil).
- As deliberações só produzem efeitos depois de a ata ser aprovada, mesmo sem todas as assinaturas.
- A ata que fixa as quotas e as datas de pagamento é título executivo contra quem não paga.
- O fundo comum de reserva é de, pelo menos, 10% da quota de cada condómino.
- A declaração de dívida para vender uma fração tem de ser emitida em 10 dias e apresentada na escritura.
- Para obras extraordinárias, o administrador apresenta, em regra, três orçamentos.
Que documentos do condomínio são obrigatórios?
O art. 1436.º do Código Civil põe a cargo do administrador «guardar e manter todos os documentos que digam respeito ao condomínio». Na prática, o arquivo mínimo inclui:
| Documento | Para que serve | Base legal |
|---|---|---|
| Título constitutivo da propriedade horizontal | Identifica as frações e fixa a permilagem de cada uma | Art. 1418.º do Código Civil |
| Regulamento do condomínio | Regras de uso, fruição e conservação das partes comuns (obrigatório com mais de quatro condóminos) | Art. 1429.º-A do Código Civil |
| Atas das assembleias | Registam as deliberações; sem ata aprovada, as deliberações não produzem efeitos | Art. 1.º do DL n.º 268/94 |
| Orçamento e contas anuais | Aprovados na assembleia da primeira quinzena de janeiro | Arts. 1431.º e 1436.º do Código Civil |
| Apólice do seguro contra incêndio | Seguro obrigatório das frações e das partes comuns, atualizado todos os anos | Art. 1429.º do Código Civil; art. 5.º do DL n.º 268/94 |
| Comprovativos do fundo comum de reserva | Pelo menos 10% da quota de cada condómino, depositado num banco | Art. 4.º do DL n.º 268/94 |
| Projeto aprovado e documentos da constituição | Cópias autenticadas, à guarda do administrador | Art. 2.º do DL n.º 268/94 |
| Notificações das autoridades | Têm de ser guardadas e dadas a conhecer aos condóminos | Art. 2.º do DL n.º 268/94 |
Atas: o documento mais importante
A ata não é uma formalidade. O DL n.º 268/94, na redação da Lei n.º 8/2022, determina que as deliberações só produzem efeitos depois de a ata ser aprovada:
«3 — A eficácia das deliberações depende da aprovação da respetiva ata, independentemente da mesma se encontrar assinada pelos condóminos.» — Decreto-Lei n.º 268/94, art. 1.º, n.º 3 (republicado pela Lei n.º 8/2022)
Assinaturas digitais e por e-mail
A ata pode ser assinada com assinatura eletrónica qualificada ou à mão sobre um documento digitalizado. Também vale como subscrição o e-mail em que o condómino declara concordar com a ata que recebeu (art. 1.º, n.os 6 e 7, do DL n.º 268/94).
A ata como título executivo
A ata que fixa o montante das quotas e as datas de pagamento serve de título executivo contra o condómino que não paga (art. 6.º do DL n.º 268/94). Por isso deve indicar o valor anual de cada fração e o vencimento. Saiba mais sobre a ata como título executivo.
Quem pode consultar as atas
Cabe ao administrador guardar as atas e facultar a sua consulta aos condóminos e aos terceiros titulares de direitos sobre as frações (art. 1.º, n.º 5, do DL n.º 268/94). Uma ata bem feita evita discussões anos depois: deve identificar os presentes e representados, a permilagem de cada um, as propostas votadas e o resultado de cada votação. Veja como redigir uma ata passo a passo.
Orçamento e contas anuais
O administrador elabora o orçamento e presta contas à assembleia (art. 1436.º, b) e l)). A assembleia reúne-se «na primeira quinzena de Janeiro» para aprovar as contas do ano anterior e o orçamento do ano. Pode reunir no primeiro trimestre, se o regulamento o previr ou se a assembleia o aprovar por maioria (art. 1431.º do Código Civil).
Na prática, as contas devem permitir a qualquer condómino perceber três coisas: quanto entrou (quotas e outras receitas), quanto saiu e para quê (faturas de limpeza, eletricidade, elevador, seguro, obras) e quanto ficou em dívida por fração. Guarde as faturas e os extratos bancários que suportam cada linha: são eles que provam as contas se alguém as contestar.
Seguro e fundo comum de reserva
O seguro contra o risco de incêndio é obrigatório para as frações e para as partes comuns (art. 1429.º do Código Civil), e a sua atualização anual também (art. 5.º do DL n.º 268/94). Cabe ao administrador verificar a existência do seguro e propor à assembleia o capital seguro (art. 1436.º, c)).
O fundo comum de reserva é obrigatório e serve para as obras de conservação:
«2 — Cada condómino contribui para esse fundo com uma quantia correspondente a, pelo menos, 10 % da sua quota-parte nas restantes despesas do condomínio.» — Decreto-Lei n.º 268/94, art. 4.º, n.º 2
O arquivo deve ter os extratos da conta onde o fundo está depositado, para mostrar que o dinheiro existe e não foi usado para despesas correntes.
Obras e processos: documentos que o administrador tem de mostrar
Além do arquivo «de rotina», há documentos que nascem de situações concretas e que a lei manda partilhar com os condóminos:
- Orçamentos de obras. Quando a assembleia vai deliberar obras de conservação extraordinária ou inovações, o administrador tem de apresentar pelo menos três orçamentos de diferentes proveniências, salvo se o regulamento ou a assembleia dispuserem de outra forma (art. 1436.º, n.º 2, do Código Civil). Esses orçamentos e o contrato com a empresa escolhida devem ficar no arquivo.
- Citações e notificações. O administrador tem de informar os condóminos, por escrito ou por e-mail, sempre que o condomínio for citado ou notificado num processo judicial, arbitral, de injunção, contraordenacional ou administrativo (art. 1436.º, n.º 1, o)).
- Ponto da situação dos processos. Sobre esses processos, tem de informar os condóminos pelo menos semestralmente (art. 1436.º, n.º 1, p)), salvo segredo de justiça.
Um administrador que não cumpra estas funções é civilmente responsável pela omissão (art. 1436.º, n.º 3). Se o arquivo está desorganizado ou incompleto, é um bom motivo para discutir em assembleia a mudança de administrador.
Documentos do condomínio para vender uma fração
Quem vende uma fração pede ao administrador uma declaração com os encargos em vigor e as dívidas da fração. O administrador emite-a no prazo máximo de 10 dias, e a declaração tem de ser apresentada na escritura (art. 1424.º-A do Código Civil). Depois da venda, o vendedor comunica-a ao administrador por correio registado, em 15 dias, com o nome e o NIF do novo proprietário (art. 3.º, n.º 3, do DL n.º 268/94). Veja a lista completa de documentos para vender casa.
Checklist dos documentos do condomínio
- Título constitutivo e regulamento em vigor
- Todas as atas, numeradas e com as assinaturas ou declarações por e-mail anexas
- Orçamento e contas aprovados de cada ano, com faturas e extratos
- Apólice do seguro contra incêndio e recibo da última atualização
- Extratos da conta do fundo comum de reserva
- Contactos e NIF de cada condómino (art. 3.º, n.º 2, do DL n.º 268/94)
- Orçamentos e contratos de obras
- Notificações recebidas das autoridades e informação sobre processos
- Declarações de dívida emitidas
Na Condoroo, estes documentos ficam num arquivo digital que cada condómino pode consultar a qualquer momento, sem ter de pedir cópias à administração.
Documentos do condomínio: perguntas frequentes
Quem guarda os documentos do condomínio?
O administrador. Tem de guardar e manter todos os documentos do condomínio (art. 1436.º do Código Civil) e guardar as atas, facultando a sua consulta aos condóminos (art. 1.º, n.º 5, do DL n.º 268/94).
Um condómino pode pedir para ver as atas?
Sim. Cabe ao administrador facultar a consulta das atas aos condóminos e aos terceiros titulares de direitos sobre as frações (art. 1.º, n.º 5, do DL n.º 268/94).
A ata tem de estar assinada por todos para valer?
Não. As deliberações produzem efeitos com a aprovação da ata, mesmo que nem todos a tenham assinado (art. 1.º, n.º 3, do DL n.º 268/94).
O regulamento do condomínio é obrigatório?
É obrigatório quando há mais de quatro condóminos e o regulamento não faz parte do título constitutivo (art. 1429.º-A do Código Civil).
Em quanto tempo o administrador emite a declaração de dívida?
No prazo máximo de 10 dias a contar do pedido (art. 1436.º, q), e art. 1424.º-A do Código Civil).
Este artigo é informativo e não substitui aconselhamento jurídico para o seu caso concreto. Legislação verificada a 25 de outubro de 2026.
