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Pastas de atas, faturas de obras, apólices, contratos de manutenção: em muitos prédios, toda a memória do condomínio está em caixas de papel, guardadas no escritório da administração. Enquanto tudo corre bem, ninguém pensa nisso. O problema surge quando os condóminos decidem mudar de empresa, quando há uma inundação no arquivo ou quando é preciso provar uma deliberação de há dez anos. O arquivo físico do condomínio é, muitas vezes, o ponto mais frágil da gestão. Neste guia explicamos o que diz a lei, os riscos do papel e como preparar um arquivo digital seguro.
Em resumo
- O administrador tem de guardar e manter todos os documentos do condomínio.
- Os documentos são do condomínio, não de quem os guarda.
- Na mudança de administração, a entrega dos documentos deve ter data e lista acordadas.
- Um arquivo só em papel pode perder-se, degradar-se ou ficar retido durante a transição.
- Digitalizar com regras de acesso e de proteção de dados protege o prédio.
O que diz a lei sobre os documentos
Guardar os documentos é uma das funções do administrador:
«n) Guardar e manter todos os documentos que digam respeito ao condomínio.» — Código Civil, artigo 1436.º, n.º 1, alínea n)
Os documentos são do condomínio, não de quem os guarda. A lei prevê expressamente a entrega quando um condómino que administrava provisoriamente é substituído:
«3 – Logo que seja eleito ou judicialmente nomeado um administrador, o condómino que nos termos do presente artigo se encontre provido na administração cessa funções, devendo entregar àquele todos os documentos respeitantes ao condomínio que estejam confiados à sua guarda.» — Código Civil, artigo 1435.º-A, n.º 3
Para evitar vazios, o administrador mantém-se em funções até que seja eleito ou nomeado o seu sucessor (art. 1435.º, n.º 5). Na prática, a passagem de documentos entre empresas depende muito do contrato e da organização da administração cessante.
Os riscos do papel
| Risco | O que acontece | Como se evita |
|---|---|---|
| Perda | Atas ou contratos desaparecem numa mudança | Cópia digital e lista de documentos |
| Degradação | Humidade, inundação ou incêndio no arquivo | Cópia digital fora do local |
| Retenção | A administração cessante atrasa a entrega | Cláusula de entrega no contrato |
| Acesso difícil | Consultar uma ata exige marcar visita | Arquivo digital com acesso controlado |
| Prova | Não se encontra a deliberação que fixou as quotas | Arquivo organizado por ano e tema |
| Dados pessoais | Pastas acessíveis a quem não devia | Regras de acesso e registo de consultas |
A mudança de administração
É na mudança de empresa que o arquivo em papel mais pesa. Sem atas, a nova administração não consegue provar as quotas aprovadas nem cobrar as dívidas, porque a ata é o título executivo (art. 6.º do Decreto-Lei n.º 268/94). Sem contratos, não sabe que serviços estão ativos nem quando renovam. Sem o histórico de obras, não consegue acionar garantias. E sem os documentos da conta, a mudança de quem movimenta a conta bancária atrasa.
Há também situações em que a administração cessante demora a entregar o arquivo, por exemplo quando há divergências sobre honorários ou sobre a forma como o contrato terminou. Para reduzir este risco:
- Termine o contrato pela forma e com o pré-aviso que ele prevê, com deliberação em ata.
- Peça as contas finais e acerte o que houver a acertar.
- Fixe na ata uma data para a entrega e uma lista dos documentos.
- Faça a entrega com um auto assinado pelas duas partes.
- Se a entrega não for feita, envie um pedido escrito e, se necessário, recorra a um julgado de paz ou ao tribunal.
Veja o que fazer quando está descontente com o administrador.
Um exemplo comum
Imagine um prédio de 30 frações que decide mudar de administração em março. A empresa cessante entrega duas caixas de papel em maio, sem lista. Faltam as atas de três anos e o contrato do elevador. Nesse intervalo, a nova administração não consegue cobrar com segurança duas frações com quotas em atraso, porque não tem a ata que fixou o valor. A renovação automática do contrato de manutenção passa sem ninguém dar por ela. E uma infiltração na cobertura, reparada dois anos antes, volta a aparecer sem que se encontre a fatura e a garantia da obra.
Nenhum destes problemas é raro e todos têm a mesma origem: a memória do prédio estava num único sítio, em papel, nas mãos de quem saiu. Com um arquivo digital completo e partilhado com o condomínio, a mudança faz-se em dias.
O que digitalizar primeiro
- Título constitutivo, regulamento e alterações.
- Todas as atas, com as listas de presenças e as convocatórias.
- Orçamentos e contas anuais, extratos bancários e mapa de dívidas.
- Apólices de seguro e participações de sinistros.
- Contratos de manutenção e de prestação de serviços.
- Orçamentos, faturas e garantias das obras.
- Relatórios de inspeção do elevador e da segurança contra incêndio.
Guarde os originais em papel e mantenha a cópia digital organizada por ano e por tema, com cópia de segurança fora do local. Defina quem pode ver cada pasta: atas e mapas de dívidas têm dados pessoais, protegidos pelo RGPD. A CNPD publica orientações sobre o tratamento de dados. O guia sobre o Caderno Digital do Edifício explica o que o Governo anunciou para o futuro.
O que perguntar a uma nova administração
- Como é guardado o arquivo: papel, digital ou ambos?
- Os condóminos podem consultar atas e contas sem marcar visita?
- O que acontece aos documentos se o contrato terminar?
- Há cópia de segurança fora do escritório?
- Quem tem acesso aos dados pessoais dos condóminos?
Veja também como redigir uma ata de assembleia e o guia sobre transparência nas contas do condomínio.
Como a Condoroo ajuda
A Condoroo trabalha com arquivo digital em todos os condomínios que administra, mais de 600. Na entrada de um prédio, fazemos um relatório inicial com o estado da documentação e pedimos à administração anterior o que estiver em falta. Os condóminos têm acesso organizado a atas, contas e documentos e recebem um relatório mensal de desempenho. A conta bancária está em nome do condomínio e são os condóminos que a movimentam. Se um dia o condomínio decidir mudar de administração, o arquivo digital é entregue completo.
Arquivo do condomínio: perguntas frequentes
A quem pertencem os documentos do condomínio?
Ao condomínio. O administrador tem o dever de os guardar e manter (art. 1436.º, n.º 1, alínea n), do Código Civil).
O que acontece aos documentos quando muda a administração?
Devem ser entregues à nova administração. Fixe na ata uma data e uma lista, e faça a entrega com um auto assinado.
A administração anterior pode recusar entregar os documentos?
Os documentos são do condomínio. Se houver recusa ou atraso, envie um pedido escrito e, se necessário, recorra a um julgado de paz ou ao tribunal.
Posso deitar fora o papel depois de digitalizar?
Não é recomendável. Guarde os originais, sobretudo as atas, e use a cópia digital para consulta.
Quem pode consultar o arquivo?
Os condóminos têm direito a informação sobre a administração. Os documentos com dados pessoais devem ter acesso limitado, de acordo com o RGPD.
O Caderno Digital do Edifício vai substituir o arquivo?
Ainda não se sabe. Foi anunciado pelo Governo em junho de 2026, mas não tem diploma, modelo nem calendário.
Este artigo é informativo. Legislação e sites consultados a 26 de outubro de 2026.
