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Atas de há vinte anos guardadas numa caixa, uma apólice que ninguém encontra, a data da última inspeção do elevador perdida num e-mail antigo. É assim a memória de muitos prédios. O Caderno Digital do Edifício quer mudar isso: reunir num só sítio a informação de cada edifício. Mas, em outubro de 2026, é um projeto anunciado pelo Governo, sem diploma publicado, sem modelo definido e sem calendário. Neste guia explicamos o que foi anunciado, o que já hoje é obrigatório guardar, que documentos o condomínio pode organizar desde já e o que isso significa para condóminos, compradores e inquilinos.
Em resumo
- O Caderno Digital do Edifício foi anunciado pelo Governo em junho de 2026, em paralelo com a regulação da administração de condomínios.
- Em outubro de 2026, não há diploma publicado nem modelo, conteúdo ou calendário definidos.
- O administrador já tem hoje o dever de guardar e manter todos os documentos do condomínio.
- Organizar e digitalizar o arquivo agora facilita a mudança de administração, as obras, os seguros e as vendas de frações.
- Os documentos com dados pessoais devem ser tratados com as regras de proteção de dados.
O que o Governo anunciou
Em junho de 2026, a secretária de Estado da Habitação anunciou, no congresso de uma associação de administradores de condomínios, um novo regime jurídico para a administração de condomínios. Na mesma ocasião, segundo o ZAP, foi referida uma segunda medida:
«Em paralelo, o Executivo pretende avançar com a criação do “Caderno Digital do Edifício”, uma plataforma que reunirá toda a informação relevante sobre cada imóvel.» — ZAP, 22 de junho de 2026
Até 26 de outubro de 2026, não foi publicado nenhum diploma que crie o Caderno Digital do Edifício. Não se sabe ainda que documentos terá de conter, quem o vai preencher, quem lhe poderá aceder nem a partir de quando será exigido. Qualquer artigo que apresente essas regras como certas está a antecipar uma decisão que ainda não foi tomada.
O que já é obrigatório hoje
Mesmo sem Caderno Digital, a lei já obriga a guardar a memória do prédio. Cabe ao administrador:
«n) Guardar e manter todos os documentos que digam respeito ao condomínio.» — Código Civil, artigo 1436.º, n.º 1, alínea n)
As deliberações da assembleia têm de ficar em ata, com os condóminos presentes, os assuntos, as decisões e o resultado de cada votação (art. 1.º do Decreto-Lei n.º 268/94). Os prédios com mais de quatro condóminos devem ter regulamento, se ele não fizer parte do título constitutivo (art. 1429.º-A do Código Civil). O seguro contra incêndio é obrigatório e atualizado todos os anos. As edificações devem ter obras de conservação pelo menos uma vez em cada período de oito anos (art. 89.º do RJUE).
| Documento | Porque importa | Onde costuma estar |
|---|---|---|
| Título constitutivo e regulamento | Definem frações, permilagens e regras de uso | Conservatória, arquivo do administrador |
| Atas das assembleias | Provam o que foi decidido e servem para cobrar quotas | Livro ou arquivo de atas |
| Orçamentos e contas anuais | Mostram receitas, despesas e dívidas | Arquivo do administrador |
| Apólices de seguro | Provam a cobertura obrigatória contra incêndio | Seguradora, mediador, administrador |
| Contratos de manutenção | Elevadores, limpeza, extintores, portões | Administrador |
| Relatórios de inspeção e obras | Histórico técnico do prédio | Administrador, empresas, câmara |
| Plantas e licenças | Necessárias para obras e alterações | Câmara municipal |
Porque vale a pena preparar o prédio agora
Preparar o arquivo não depende da lei futura. Traz vantagens imediatas:
- Mudança de administração mais rápida. Quando o arquivo está digitalizado e completo, a passagem para a nova administração não depende de caixas de papel. Veja porque o arquivo físico é um risco.
- Obras mais bem planeadas. Com o histórico de intervenções, é mais fácil saber o que está por fazer e pedir orçamentos comparáveis. O guia de manutenção preventiva ajuda a montar um plano.
- Sinistros mais simples. Com a apólice, as fotografias e as faturas à mão, a participação ao seguro faz-se em dias, não em semanas.
- Vendas sem atrasos. O administrador tem de emitir a declaração de dívida do condómino no prazo máximo de 10 dias (art. 1436.º, n.º 1, alínea q), do Código Civil). Com contas organizadas, esse prazo cumpre-se sem esforço.
Checklist: o que digitalizar já
- Título constitutivo, regulamento e eventuais alterações.
- Todas as atas, com as listas de presenças e as convocatórias.
- Orçamentos, contas anuais e extratos da conta do condomínio.
- Apólices de seguro e recibos dos últimos anos.
- Contratos com fornecedores e respetivos prazos de renovação.
- Relatórios de inspeção do elevador e certificados de manutenção (DGEG).
- Orçamentos, faturas, garantias e fotografias das obras feitas.
- Plantas, licenças e comunicações com a câmara municipal.
- Contactos de emergência e de fornecedores de serviços urgentes.
Guarde o original em papel quando a lei o exigir e mantenha uma cópia digital organizada por ano e por tema. Defina quem tem acesso a cada pasta. As atas e as listas de dívidas contêm dados pessoais e não devem estar abertas a qualquer pessoa. A CNPD publica orientações sobre o tratamento de dados.
Impacto para condóminos, compradores e inquilinos
Para os condóminos, um arquivo organizado permite consultar atas e contas sem pedidos repetidos ao administrador. Para os compradores, facilita a verificação de dívidas, obras aprovadas e encargos futuros antes da escritura. Para os inquilinos, a informação relevante é sobretudo a do regulamento e das regras de uso das partes comuns, que o senhorio deve dar a conhecer. Se o Caderno Digital avançar, é provável que parte desta informação passe a estar numa plataforma única, mas o desenho final ainda não é conhecido.
A ligação à regulação da administração
O Caderno Digital foi anunciado ao lado do projeto de regulação da administração profissional de condomínios. Segundo a CNN Portugal, esse projeto prevê licenciamento das empresas, contrato escrito, seguro de responsabilidade civil e formação adequada, e ainda tem de passar pelo Conselho de Ministros e pela Assembleia da República. São duas medidas distintas. Veja o ponto de situação em regulação dos condomínios em 2026.
Como a Condoroo ajuda
A Condoroo administra mais de 600 condomínios e trabalha com arquivo digital. Na entrada de um novo prédio, fazemos um relatório inicial com o estado da documentação, das contas e dos contratos, e pedimos à administração anterior o que estiver em falta. A partir daí, os condóminos recebem um relatório mensal de desempenho e têm acesso organizado a atas, contas e documentos. A conta bancária está em nome do condomínio e são os condóminos que a movimentam. Se o Caderno Digital for criado, o arquivo já estará pronto para ser transferido. Saiba também como redigir uma ata de assembleia.
Caderno Digital do Edifício: perguntas frequentes
O Caderno Digital do Edifício já é obrigatório?
Não. Em outubro de 2026, é uma medida anunciada pelo Governo, sem diploma publicado no Diário da República.
Quando vai entrar em vigor?
Não há data. O modelo, o conteúdo e o calendário ainda não foram publicados.
Que documentos o condomínio já tem de guardar?
O administrador tem de guardar e manter todos os documentos do condomínio (art. 1436.º, n.º 1, alínea n), do Código Civil), incluindo atas, contas, seguros e contratos.
Posso digitalizar as atas e deitar fora o papel?
Não é recomendável. Guarde o original e mantenha uma cópia digital. A cópia facilita a consulta, mas o original pode ser pedido como prova.
O Caderno Digital tem a ver com a nova lei dos administradores?
Foi anunciado ao mesmo tempo, mas é uma medida diferente. O projeto de regulação da administração também ainda não foi aprovado.
Quem pode consultar o arquivo do condomínio?
Os condóminos têm direito a informação sobre a administração do condomínio. Os documentos com dados pessoais devem ter acesso limitado, de acordo com as regras de proteção de dados.
Este artigo é informativo. Legislação e sites consultados a 26 de outubro de 2026.
