Assembleia de condomínio: 5 passos cruciais na sua organização
Organizar uma assembleia de condomínio é, em geral, responsabilidade do administrador, mas qualquer condómino pode convocá-la em determinadas situações. Para que a reunião e as decisões tomadas tenham validade legal, é fundamental seguir uma série de procedimentos, que incluem a convocatória, a condução da reunião, o registo das presenças, as deliberações e a redação da ata. Conhecer estas etapas garante o bom funcionamento e a legitimidade da assembleia de condomínio.
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Regularidade da assembleia de condomínio
A lei estabelece a obrigatoriedade de organizar uma assembleia de condomínio pelo menos uma vez por ano, na primeira quinzena de janeiro. No entanto, existem exceções previstas, permitindo que a reunião possa ser realizada dentro do primeiro trimestre do ano, desde que estipulado no regulamento do condomínio ou aprovado por deliberação da maioria dos condóminos.
Uma assembleia de condomínio extraordinária pode ser convocada em qualquer altura para tratar de assuntos urgentes. A convocação pode ser feita pelo administrador do condomínio ou pelos demais condóminos, desde que estes representem, no mínimo, 25% do capital do condomínio.
Convocatórias
As convocatórias para a assembleia de condomínio devem ser enviadas para todos os proprietários das frações autónomas, sendo responsabilidade dos que não residem no imóvel fornecer à administração a sua morada ou email, com uma antecedência mínima de 10 dias.
Meio de envio
Pode ser feita por carta registada ou enviada por email, desde que essa vontade tenha sido expressa e registada previamente e sob necessidade de confirmação da receção da convocarória.
Informações e anexos
Podem ser anexados à convocatória documentos relacionados com os temas a debater, como contas ou orçamentos, permitindo que os condóminos se preparem adequadamente para a reunião.
Deve incluir informações essenciais como:
- Dia;
- Hora;
- Local;
- Ordem de trabalhos.
A ordem de trabalho refere-se aos pontos a serem discutidos na assembleia de condomínio, devendo o último ser reservado para “outros assuntos de interesse dos condóminos”, abrindo espaço para discutir temas não previstos inicialmente.
Podem ainda ser anexados documentos que sejam relevantes para as deliberações dos pontos da ordem de trabalho, como o orçamento anual do condomínio, ou orçamentos sobre os quais seja necessário deliberar.
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Formato e local
A forma de realização da assembleia de condómino é determinada pela administração ou pela vontade da maioria dos condóminos. A reunião pode ser feita de forma presencial, online ou em regime misto.
- No caso de ser presencial, deve decorrer na sala de condóminos ou noutra área comum do edifício, como as garagens ou o átrio.
- No caso de ser online, a administração deve garantir os meios necessários a qualquer condómino que informe previamente sobre a sua falta de tecnologia adequada para participar.
- No caso de ser em regime misto, alguns condóminos estarão presentes fisicamente no local enquanto outros participam remotamente por videoconferência.
Condução da reunião
No início da assembleia de condomínio, é necessário registar as presenças para verificar se está garantido o quórum, ou seja, se os condóminos presentes representam mais de 50% da totalidade dos votos. Caso não se verifique existem duas opções:
- Se esse número não for alcançado, a reunião deve ser reagendada para uma semana mais tarde, no mesmo local e hora.
- Se estiverem presentes condóminos que representem pelo menos um quarto do capital, a reunião pode acontecer 30 minutos depois no mesmo local, mas decisões que exigem unanimidade só poderão ser aprovadas com a presença de dois terços do capital.
As deliberações tomadas durante a assembleia de condomínio devem ser comunicadas aos ausentes no prazo máximo de 30 dias, através das mesmas condições utilizadas para a convocatória, seja por carta registada, ou email. Os condóminos ausentes têm 90 dias para manifestar, por escrito, a sua concordância ou discordância com as decisões tomadas, caso não o façam, o silêncio é interpretado como aprovação.
Quando o tema envolve obras extraordinárias ou de inovação, é obrigatório que sejam apresentados pelo menos três orçamentos diferentes para consideração.
Ata
É obrigatória a elaboração de uma ata que registe um resumo do que aconteceu na assembleia de condomínio.
Informações
Deve conter infromações essenciais como:
- Data;
- Local;
- Condóminos presentes e ausentes;
- Pontos tratados;
- Decisões tomadas;
- Deliberações realizadas, incluindo os resultados de cada votação.
Assinaturas
Deve ser redigida e assinada pelo administrador ou por quem convocou a assembleia de condomínio, e deve ser também assinada por todos os presentes. As assinaturas podem ser físicas ou digitais, e os condóminos ausentes podem confirmar o seu acordo com o conteúdo da ata por email, enviando uma declaração à administração.
Ver também o artigo “Como redigir uma ata de assembleia?”.
Conclusão
Uma assembleia de condomínio deve seguir regras específicas quanto à convocatória, realização e deliberações. Requer um quórum mínimo, e pode ser realizada presencialmente, online ou em regime misto. As decisões têm de ser comunicadas aos ausentes e o silêncio dos mesmos é considerado aprovação. A ata, obrigatória e que deve ser assinada por todos os presentes, regista as deliberações, garantindo a validade das decisões tomadas.
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